L'amministrazione di uno studio professionale

L'amministrazione di uno studio professionale è importante tanto quanto il core business stesso e la mission dello studio professionale. Amministrare e gestire uno studio professionale (o una qualsiasi azienda) basandosi solo sulle tradizionali "quattro" informazioni non è oggi per niente sufficiente. Un professionista che vuole davvero padroneggiare e governare la propria struttura deve per forza avere una visione ampia di quello che è la funzione amministrativa. Il successo del professionista dipende anche da questo!

Una buona amministrazione permette infatti di incrementare gli utili senza aumentare il fatturato, stoppare in tempo le perdite, scoprire quali servizi rendono di più in termini di fatturato, calcolare l'incidenza di tutti i costi di gestione, modificare la propria mission e tanto altro ancora.

La funzione di amministrazione di uno studio comprende la gestione delle seguenti aree:

- Gestione dei ricavi: riguarda la gestione dei compensi ed onorari spettanti allo studio per l'espletamento degli incarichi professionali.

- Gestione degli acquisti: riferendoci in particolare agli acquisti di libri, riviste, materiale di cancelleria per l'ufficio, la manutenzione ordinaria di attrezzature e arredi, hardware e software.

- Gestione dei crediti: riguarda tutte le operazioni che vengono poste in essere per gestire un efficiente sistema di recupero e solleciti di crediti.

- Gestione finanziaria: riguarda il controllo e la pianificazione dei flussi di cassa che servono a mantenere l'equilibrio di breve e medio termine tra entrate ed uscite.

- Gestione del personale: dobbiamo intendere per gestione del personale, la selezione di impiegati, praticanti o altri collaboratori e la loro assunzione.

- Adempimenti tributari e previdenziali: intendiamo tutte quelle operazioni che riguardano il versamento delle imposte, dell'Iva, dei contributi relativi ai dipendenti, ma anche tutti gli adempimenti amministrativi e fiscali obbligatori per legge.

Avere un buon controllo su ognuna di queste aree aiuta il professionista ad individuare le migliori soluzioni possibili per ogni problema che si presenta in studio e consente di creare valore anche in situazioni critiche o in presenza di "turbamenti" esterni (crisi di mercato, errori di valutazione, etc...) rendendo le decisioni prese durevoli nel tempo.


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I rimborsi delle spese processuali sono tassabili

Una recente risoluzione dell'Agenzia delle Entrate, e precisamente la n. 106 del 13 ottobre 2010 sancisce che, in caso di vittoria in merito ad un contenzioso, le spese processuali sostenute dai professionisti sono deducibili dal reddito in quanto tali spese sono inerenti l'attività professionale ed i rimborsi ricevuti sulle spese sostenute, oltre alle somme liquidate dal giudice, sono tassabili in quanto rientrano nel reddito del professionista.

Il caso riguarda un professionista (un notaio) che dopo avere vinto la causa con una società per azioni si è visto applicare la ritenuta d'acconto sia sulla somma disposta a titolo di "mancati guadagni professionali" sia sulla parte relativa alle spese processuali.

Per approfondire l'argomento leggi il testo intero della risoluzione cliccando qui.


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Best Practice per il commercialista di successo

Best Practice per il commercialista di successo è il titolo del convegno che si terrà nei giorni 25 e 26 ottobre 2010 che ha per tema "L’organizzazione dello studio professionale per massimizzare l’efficacia e l’efficienza".
Le due giornate di studio avranno un taglio pratico e motivante, trattando tutti gli elementi che apportano vantaggi ed accrescono la competitività del Commercialista.
L'evento è organizzato da Passepartout S.p.A. con il Patrocinio dell'Ordine dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili di Palermo e con il sostegno di ItaliaOggi.
Il convegno sarà un'occasione per tutti i colleghi che intendono approfondire le tematiche trattate ed è valido ai fini della Formazione professionale continua obbligatoria.

lunedì 25 e martedi 26 ottobre 2010, PALERMO
San Paolo Palace Hotel, Sala convegni
VIA MESSINA MARINE, 91 - PALERMO (PA)

Come trovare nuovi clienti

La ricerca di clienti per uno studio professionale è di vitale importanza per lo sviluppo del proprio business, soprattutto per i giovani professionisti. Il portafoglio clienti di un giovane professionista all’inizio della sua professione è scarno e i pochi clienti acquisiti sono arrivati dalla cerchia ristretta di parenti e amici. I guadagni sono pochi all’inizio, ma cifre a parte, secondo me un giovane professionista all’inizio della sua “carriera” non dovrebbe mai rifiutare un lavoro: infatti anche un lavoretto poco retribuito può portare i suoi frutti, sia in termini di esperienza professionale, sia in termini di fidelizzazione del cliente.
Una cosa da tenere bene in mente è che spesso un cliente contento ne porta un altro! Il passaparola è infatti un potente mezzo di marketing ed assume un ruolo importante nelle strategie di avvio e consolidamento di una attività professionale.
Se sei un professionista e vuoi cercare nuovi clienti per la tua attività, è bene non adagiarti sugli allori e cercare sempre di migliorarti, magari proponendo, nuovi servizi aggiuntivi ad un prezzo di favore o a condizioni vantaggiose (occhio alla tua tariffa professionale se ne hai una da rispettare).

La cosa che ti consiglio è di farti conoscere e far conoscere il tuo lavoro a chiunque. I mezzi ci sono: oltre al passaparola tipico, non dimenticare che oggi c’è internet, con i suoi social network (Facebook, Twitter, Linkedin). Il passaparola oggi corre attraverso i social network e si chiama condivisione!!!!

Ma oltre ai social network ci sono numerosissimi siti di recruiting (ricerca e selezione personale o punto di incontro per professionisti). Nel mio sito internet ho predisposto una pagina dove sono elencati i principali siti che offrono questi servizi. Ti consiglio di iscriverti in quei siti dove puoi evidenziare il link al tuo sito (se ne hai uno) e partecipare alle discussioni sui forum e sui blog. Chissà che qualcuno non ti noti e ti apprezzi per quello che dici, pensi o per la tua professionalità!!!!
Come dico sempre, internet è una fonte inesauribile di contatti e ci sono sempre molti nuovi modi e servizi che nascono ogni giorno e che sono in grado di aiutarti nel farti conoscere e apprezzare dalla gente nel tuo campo. Se segui questi semplici consigli che ti ho dato, vedrai che tra qualche tempo non avrai più il "problema" del trovare nuovi clienti..... saranno loro a trovare te!


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Come compilare la primanota

Tenere una precisa e ordinata primanota è molto importante. Nel mio lavoro mi capita spesso di vedere fogli di primanota non correttamente compilati o comunque carenti delle più elementari informazioni. Compilare correttamente una primanota non è difficile. La prima nota è un registro elementare che non richiede nessuna forma obbligatoria, dove vengono riportate in ordine di data le operazioni, i movimenti finanziari ed le operazioni che preparano, completano ed analizzano le scritture complesse.
Quali sono i dati da indicare nel foglio di primanota per una corretta compilazione?
La prima nota si presenta come un prospetto all'interno del quale sono indicati i seguenti elementi:
1) Data dell'operazione
2) Descrizione dell'operazione
3) Importo totale
4) Dare e Avere dell'operazione
5) Riferimento al documento contabile (fattura o ricevuta)
6) Partite fuori cassa (banca o altro)

Quali sono le operazioni che vanno annotate in una primanota affinchè la stessa sia più completa possibile? Elenco di seguito alcune delle operazioni che possono essere indicate in primanota:
- emessa fattura
- incassata fattura
- incasso corrispettivi giornalieri
- ricevuta fattura di acquisto
- pagata fattura di acquisto
- pagamento retribuzioni
- pagamento di un costo (condominio, affitto locale, premio di assicurazione, etc...)
- erogazione di un finanziamento
- accreditamento di un finanziamento
- versamento bancario
- prelevamento bancario
- prelievo bancomat
- pagamento F24
- pagamento F23
- pagamento imposte e tasse diverse

Attraverso la corretta compilazione della primanota è infatti possibile tenere traccia di tutti i movimenti in entrata e in uscita di cassa e banca, rendendo più semplice il controllo di gestione ed il lavoro del commercialista.

La primanota può essere tenuta con la modulistica cartacea acquistabile nelle apposite cartolerie specializzate oppure è possibile usare un semplicissimo foglio di calcolo.
Ho pensato di mettere a disposizione per te un documento in formato xls per gestire una semplice primanota cassa, completamente personalizzabile e aperto a tutti.
Il documento è molto semplice e non integra particolari funzioni anche per avere piena compatibilità con diverse versioni e fogli di calcolo in commercio, ed è liberamente modificabile qualora dovessi trovare utile aggiungere una nota o un campo. Per scaricarlo clicca qui.

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7 buoni motivi per usare la PEC

La PEC (posta elettronica certificata) è uno strumento che permette di dare valore legale ad un messaggio di posta elettronica. La posta elettronica certificata permette di sostituire tutta la corrispondenza legale, come ad esempio raccomandate con ricevuta di ritorno, fax e quanto altro, con l'invio di una mail avente valore legale senza nessun costo aggiuntivo (nessun onere postale, niente code all'ufficio postale, niente carta, niente francobolli) e tutto comodamente accessibile dalla propria scrivania!


Ma come funziona la PEC? Al momento dell'invio di una mail certificata, il gestore del mittente invierà al mittente stesso una ricevuta che costituisce valore legale dell'avvenuta o mancanza della trasmissione del messaggio con precisa indicazione temporale del momento in cui la mail PEC è stata inviata. Allo stesso tempo il gestore del destinatario fornirà al mittente una ricevuta di avvenuta consegna, con l'indicazione del momento temporale nel quale tale consegna è avvenuta.


Capisci cosa significa questo per un professionista o un'azienda? Anche se la legge ha reso in pratica  obbligatorio l'uso della PEC per i professionisti, le aziende e le pubbliche amministrazioni, i vantaggi che l'uso della PEC comporta sono evidenti. Elenchiamo i principali:
 1) certezza sulla destinazione dei messaggi;
2) tracciabilità dei messaggi;
3) validità legale delle ricevute di consegna;
4) assenza di costi;
5) consultazione dei messaggi da qualsiasi computer collegato a internet;
6) tracciabilità del mittente dato che il titolare della casella di posta è identificato con certezza;
7) applicazione di tutte le procedure che garantiscono il rispetto di tutte le misure di sicurezza imposte dalla legge.
   

Il Governo Italiano fornisce gratuitamente a tutti i cittadini italiani una casella PEC da usare solo nelle comunicazioni con la Pubblica Amministrazione (occhio però: la PEC fornita gratuitamente dal Governo Italiano non include un servizio di firma digitale). Se quindi hai particolari esigenze e non hai ancora attivato la tua casella di posta certificata ti consiglio di rivolgerti ad un provider o fornitore di servizi che offre un'ampia gamma di soluzioni ai propri clienti.

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Ridurre i costi con l'outsourcing

E' possibile per un professionista ridurre i costi affidando alcuni servizi in outsourcing? Negli ultimi anni molti professionisti si sono trovati ad esternalizzare servizi collaterali affidandosi ad esperti di diversi settori in modo tale da aumentare l'efficienza produttiva e riducendo costi e tempi di espletamento dei propri servizi professionali. E non parlo solo di professionisti con uno studio professionale da gestire, ma mi riferisco anche a tutti quei professionisti che lavorano da casa.
L'outsourcing può diventare quindi uno dei fattori chiave di successo per tutti coloro che delegando a strutture esterne o a professionisti esterni alcuni servizi collaterali possono concentrarsi sulla propria attività (core business) ed eliminare così quelle perdite di tempo o quelle inefficienze che portano inevitabilmente spreco di risorse umane e/o economiche.
Ma ti sei chiesto cosa questo comporti? In prima battuta è naturale che avvenga un ripensamento ed un ridisegno dei processi e delle metodologie di lavoro finalizzato al miglioramento critico delle prestazioni professionali, con una significativa incidenza sui costi, sulla qualità del servizio e sulla rapidità di esecuzione.
Affinchè avvenga però una reale riduzione dei costi è necessario rivedere, analizzare e ridefinire i processi e le metodologie, ridurre gli sprechi (ne abbiamo parlato qualche giorno fa in questo articolo), monitorare e misurare le performance (tempi ed esecuzione degli incarichi). In sintesi e senza usare grandi parole, si può fare tutto questo attraverso lo studio dei metodi e la misura del lavoro:
- il primo consiste nella raccolta, nell'analisi e nell'esame dei dati inerenti il metodo di lavoro adottato per l'espletamento dei servizi tenendo conto di escludere i servizi affidati in outsourcing;
- il secondo consiste nell'applicazione delle tecniche sviluppate per misurare le componenti di tempo che concorrono alla definizione dei tempi e delle modalità relativi all'espletamento di ciascun incarico.

I benefici e i vantaggi immediati che vedo delegando alcuni servizi in outsourcing sono:

1) aumento del livello di specializzazione nei propri servizi o nicchia di mercato;
2) rifocalizzazione del proprio core business;
3) aumento della flessibilità

Per quanto mi riguarda, già da un pò di tempo ho già cominciato a delegare alcuni servizi in outsourcing, e devo dire che mi sto trovando abbastanza bene, avendo toccato con mano molti benefici. E tu? Cosa pensi a riguardo? Nella tua attività ci sono servizi o parti del "processo produttivo" che puoi delegare?


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La newsletter come strumento di marketing per fidelizzare i clienti

La newsletter è un potente strumento di marketing in grado di raggiungere centinaia se non migliaia di potenziali clienti, a patto che sia ben gestita. Sono ormai tantissimi i professionisti che si sono affidati a questo potente strumento di comunicazione che permette di interagire con successo con una pluralità di persone nel giro di poco tempo e ad un costo davvero minimo.

Ma come si cura una newsletter seria e professionale? Cosa scrivere?

Immagina di scrivere una newsletter utilizzando alcune strategie e tecniche di marketing innovative... ma semplici: senza layout, senza grafica e senza fronzoli.

Probabilmente i tuoi amici o colleghi penseranno che stai sbagliando e che non è così che va scritta una newsletter. Forse rideranno anche di te!

Tuttavia, quella newsletter si dimostrerà talmente efficace ed in grado di farti entrare in contatto con tanti nuovi potenziali clienti che ti farà dimenticare le critiche che potresti aver ricevuto da chi pensa di saperne più di te.

Essere un pò controcorrente a volte può essere determinante per il successo della tua attività.

Cominciamo......

[questo post è a contenuto riservato. Per leggere subito l'articolo integrale  PAGA ADESSO € 6.90 con il sistema veloce e sicuro PAYPAL] [(l'articolo è composto da 1873 parole, 12589 caratteri, corrispondenti a n. 7 pagine formato A4)]

La gestione degli sprechi

Lo sai che in termini di tempo gli sprechi in uno studio professionale sono stimati intorno al 20% o 25% ? E sai che è possibile diminuire il tempo sprecato e le perdite di tempo legate alla gestione delle inefficienze? Vediamo come.

Innanzitutto vediamo quali sono gli sprechi in uno studio professionale:
- procedure di lavoro errate o poco funzionali
- informazioni in entrata non chiare
- mancanza di comunicazione tra collaboratori
- mancanza di comunicazione tra soci e associati (in caso di studi professionali associati)
- mancanza di comunicazione tra titolare dello studio (o soci) e collaboratori
- consegna in ritardo del lavoro o svolgimento tardivo dell'incarico
- accettazione di un cattivo cliente

Ma a cosa portano questi sprechi? Quasi sempre ciascuno di questi sprechi comportano all'interno dello studio professionale: ore di lavoro extra (non retribuite dal cliente perchè non previste), lamentele, ritardi nelle consegne e conseguentemente ritardo nell'incasso delle parcelle, insoddisfazioni, aggiustamenti, danni economici, maggiori costi di gestione, eventualità di risarcire il cliente.

Hai mai pensato di misurare gli sprechi nella tua organizzazione professionale? Misurare gli sprechi e le inefficienze nello studio professionale non è difficile, ti spiego come fare: scegli una giorno della settimana a caso (ti consiglio un giorno di inizio settimana: il martedi è ideale perchè si è nel pieno delle attività lavorative mentre il venerdi ...  purtroppo no ... dato che si pensa già al fine settimana). Su un foglio o su un planner annota tutte le attività svolte in quel giorno lavorativo misurando i tempi per ogni attività svolta e la persona (o le persone se più di una) che ha curato la pratica o l'incarico.

E ora che abbiamo la giusta misura eliminiamo i problemi e troviamo le soluzioni. Per ridurre o eliminare gli sprechi in uno studio professionale possiamo agire sulla programmazione delle attività e sulla prevenzione:
- la programmazione delle attività consiste in tutte quelle azioni che ci consentono di definire la durata, la logica di sequenzialità ed i vincoli temporali di ogni procedura di lavoro o svolgimento di un dato incarico;
- la prevenzione dei problemi e dei rischi consiste nell'individuazioni delle fonti potenziali di pericolo, nella valutazioni dei rischi connessi all'accettazione di un dato incarico, nella scelta dei soggetti interni ai quali affidare alcuni step dell'incarico, e ovviamente nell'attuazione di misure di prevenzione, protezione e tutela nella gestione di un incarico.

Quando si verifica un determinato problema occorre affrontare e risolvere la causa alla radice ed attuare misure standard di risoluzione, in modo tale che se in futuro il problema si ripresenti non dovremmo più ripetere gli sforzi già fatti per eliminare il problema.

Dopo una settimana o quindici giorni, ripeti la misurazione degli sprechi. Programma correttamente le attività e previeni i rischi valutando correttamente l'incarico o il lavoro che dovrai portare a termine. Sono sicuro che  avrai ridotto di circa 1/3 le inefficienze e gli sprechi.


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