Campagna per la salvaguardia del commercialista

Un minuto di pausa con un interessante video che rispecchia quello che succede a volte negli studi commercialisti. Esilarante!!!

Gestione del tempo: importanza e urgenza

Nel post Metodi e procedure di lavoro ho introdotto due importanti concetti: importanza e urgenza. Ti avevo promesso che ne avremmo parlato in maniera più approfondita. Adesso è arrivato il momento di farlo.

Il concetto di importanza classifica le varie attività o fasi lavorative secondo la logica che sono importanti tutte quelle cose che danno un ritorno o un tornaconto oppure semplicemente sono quelle cose che sono indispensabili da fare e/o conseguire.

Il concetto di urgenza classifica invece le varie attività o fasi lavorative secondo la logica che sono urgenti tutte quelle attività che necessitano una reazione immediata in rapporto al fattore tempo.

Si possono avere così 4 situazioni differenti:

- importante e urgente: attività che vanno svolte subito e che generano crisi, ansia e preoccupazione


- importante ma non urgente: attività importanti ma non urgenti da dover essere svolte ma che possono essere programmate e pianificate


- urgente ma non importante: attività che vanno svolte velocemente ma sono meno importanti di altre


- non importante e non urgente: attività che possono essere cestinate o comunque pianificate in arco di tempo medio-lungo

E' opportuno avere sempre in mente due cose:
- svolgere attività importanti porta qualità al tuo tempo.
- svolgere attività urgenti sottrae qualità al tuo tempo.

Di conseguenza è opportuno ridurre le urgenze al minimo e limitare le interruzioni che portano via tempo, cercando di mantenere un equilibrio che ti consenta di gestire meglio il tempo e le situazioni lavorative in maniera ottimale.

Una buona pianificazione delle attività da svolgere aiuta a migliorare la qualità del tempo a disposizione. Se conosciamo in anticipo le scadenze e gli impegni che abbiamo in agenda, possiamo iniziare a pianificarli e possiamo fare in modo che questi impegni non diventino urgenti.

Pianificare le attività aiuta ad avitare problemi o a risolverli per tempo se questi problemi dovessero presentarsi.

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A che serve un blog ad un professionista?

A che serve un blog ad un professionista? Bella domanda.....  me l'hanno fatta in molti nelle ultime settimane. La prima cosa che devi sapere è che il blog è una forma di comunicazione moderna del web dove "postare" riflessioni, articoli e contenuti su determinate tematiche. Gestire un blog può non costare nulla, come può costare molto tempo e denaro. Tutto dipende dallo scopo che ci si prefigge e dagli strumenti che si decide di utilizzare.

Un blog se correttamente utilizzato può essere un grande mezzo di comunicazione e di marketing a disposizione del professionista che vuole comunicare direttamente con i propri clienti, descrivendo ad esempio il proprio studio, i propri servizi o parlando di casi di studio che si sono affrontati. Un blog serve anche per comunicare in anticipo novità, scadenze, aggiornamenti professionali o semplicemente nuovi servizi offerti oppure per scoprire e sapere che cosa pensano i clienti del tuo studio professionale. Questo lo si fa lasciando spazio ai clienti ed utenti di commentare ogni articolo o riflessione che si posta nel blog in modo tale che ognuno dica la propria opinione e/o idea. E poi.... inutile nasconderlo.... un blog ti fa entrare in contatto con diversa gente che può essere interessata ai tuoi servizi!

Gestire un blog oggi è molto semplice ed immediato visto che esistono in giro diversi tools e diverse piattaforme web che consentono anche a chi non mastica nulla di html o programmazione di aprire il proprio blog in 5 minuti. I benefici che si possono ottenere sono molteplici ed il tempo da dedicare alla gestione del blog e ai contatti che ne derivano non è poi tanto. Pensa che a me basta solo mezz'ora al giorno per gestire il blog e rispondere alle email che arrivano numerose. Il motivo è molto semplice: la gestione di un blog è molto più snella rispetto alla gestione di un sito internet. Un blog può essere aggiornato velocemente e si posiziona meglio sui motori di ricerca.

Un blog poi si integra facilmente con i social network (Facebook, Twitter, Linkedin, ecc.) oltre che con i social bookmark (OKNOtizie, Diggita, Notizie Flash, Reddit, Wikio, Seotribu, etc....) e permette allo studio professionale di essere percepito come una struttura efficiente e dinamica, che consente di sviluppare un dialogo diretto e immediato con i clienti fidelizzati e potenziali.


Io la penso così... e tu... hai mai pensato di aprire un blog?

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Metodi e procedure di lavoro

Un buona metodologia di lavoro in uno studio professionale deve basarsi sulle seguenti fasi:

- la fase della programmazione
- la fase dell'espletamento
- la fase del controllo

La fase della programmazione del lavoro consiste nell'individuare i lavori più importanti o urgenti da fare e nel calcolo dei tempi necessari per svolgerli, avendo cura di calcolare con quanta precisione possibile un margine per gli imprevisti.
Nell'individuare le pratiche da evadere ed i lavori da svolgere occorre tenere conto di due variabili: urgenza e importanza (ma di questo parleremo in maniera approfondita in un prossimo post). E' buona norma poi registrare gli incarichi in un apposito registro degli incarichi (disponibile gratuitamente per chi si registra nel nostro sito).

La fase dell'espletamento dell'incarico consiste nell'insieme di procedure e comportamenti da utilizzare come standard di riferimento nello svolgimento di una determinata pratica o attività.
E' utile in questa fase seguire una pianificazione standard al fine di seguire tutte le fasi di svolgimento dell'incarico seguendo un iter ben preciso.

La fase del controllo viene svolta verificando la corrispondenza tra le operazioni programmate e le operazioni eseguite. Il controllo viene demandato al titolare dello studio o ad un socio ma presuppone anche una certa responsabilizzazione dei vari soggetti preposti all'espletamento delle pratiche siano essi collaboratori o praticanti.

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Il passaparola nell'era di internet

Recenti studi e indagini di marketing hanno dimostrato come quasi il 70% dei consumatori utilizza il consiglio dell'amico (passaparola) per orientare i propri acquisti. Mentre solo il 10% acquista un prodotto o un servizio avendo navigato il sito aziendale.
Il "sentito dire" o il "ne ho sentito parlare" assumono un ruolo chiave nelle decisioni e nelle propensioni di acquisto di un prodotto o servizio. Ciò avviene anche e soprattutto nella scelta di un professionista!

Nell'era di internet questo fenomeno, che esiste e viene amplificato grazie ai social network ed alla blogosfera, prende il nome di marketing virale. Il passaparola da utente ad utente e la diffusione del messaggio che si intende diffondere viene definito brusio; il termine inglese di brusio è Buzz (immagino già a chi o a cosa stai pensando, ma tranquillo/a nessuno mi ha pagato per questo).

Qualsiasi tipo di passaparola messo in atto da uno o più persone o clienti è capace di raggiungere nel giro di poche ore, centinaia e centinaia di persone (clienti e potenziali clienti), e questo vale sia in caso di messaggio positivo che in caso di messaggio negativo.

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La gestione del credito

Nel corso degli ultimi giorni, ti ho illustrato quanto sia importante adottare una strategia globale mirata a gestire efficacemente i propri crediti al fine di aumentare il flusso di cassa. L'ultima volta ci siamo lasciati parlando del primo sollecito. Ricordi?

Continuiamo ....
 (seconda parte)

Se con l'invio del primo sollecito scritto non hai ottenuto nulla è opportuno, per non perdere credibilità, inoltrare un secondo sollecito. Per quanto riguarda la tempistica, ti consiglio di inviare il secondo sollecito il giorno successivo alla scadenza che hai fissato nel primo sollecito.
L'invio del secondo sollecito scritto può avvenire anche via fax o email, eventualmente facendo precedere l'invio da una telefonata.

Il tenore di questa ulteriore lettera potrebbe essere il seguente:

Gentile Cliente,
Faccio riferimento alla nostra precedente lettera/fax/email del xx/xx/xxxx con cui sollecitavo il saldo della mia notula/parcella proforma n. xx del xx/xx/xxxx che ad oggi risulta non saldata.


La invito ancora ad effettuare il pagamento dell'importo dovuto entro e non oltre il ...........


Distinti Saluti,

Se a quest'ultima richiesta non riceviamo nessun riscontro, è opportuno a questo punto inoltrare un 3° sollecito, stavolta a mezzo raccomandata che prospetti l'avvio di un'azione legale.

Il tenore del 3° sollecito potrebbe essere il seguente:

Gentile Cliente,
Non avendo ad oggi ricevuto risposta ai miei precedenti solleciti del ................... e del ............... mi vedo purtroppo costretto a concederLe un ultimo termine di pagamento entro il ............. per il quale inoltre applicherò, come dai precedenti solleciti, i diritti di sollecito oltre agli interessi di mora per un totale di Euro ..............
Trascorso infruttuosamente tale termine sarò costretto a intraprendere i procedimenti legali del caso.
In attesa di un Suo riscontro, colgo l'occasione per porgere i miei più cordiali saluti.


L'obiettivo che ci siamo proposti in questi ultimi due articoli è il recupero del credito attraverso una strategia mirata ad ottenere nel più breve tempo possibile il pagamento di una prestazione professionale o almeno una fattiva proposta da parte del nostro cliente. Tale strategia ovviamente va adeguata al caso concreto, dato che tutto può dipendere dalla situazione reale del debitore, dalle tempistiche con cui può effettuare il pagamento o da cause di forza maggiore (i pagamenti da parte di enti pubblici e pubbliche amministrazioni ad esempio hanno tempi più lunghi).
So che non è semplice adottare questi comportamenti e strategie, ma credo che sia molto più frustrante e angosciante lavorare, dando il meglio di se e poi aspettare mesi per vedere le proprie parcelle pagate.

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