La newsletter come strumento di marketing per fidelizzare i clienti

La newsletter è un potente strumento di marketing in grado di raggiungere centinaia se non migliaia di potenziali clienti, a patto che sia ben gestita. Sono ormai tantissimi i professionisti che si sono affidati a questo potente strumento di comunicazione che permette di interagire con successo con una pluralità di persone nel giro di poco tempo e ad un costo davvero minimo.

Ma come si cura una newsletter seria e professionale? Cosa scrivere?

Immagina di scrivere una newsletter utilizzando alcune strategie e tecniche di marketing innovative... ma semplici: senza layout, senza grafica e senza fronzoli.

Probabilmente i tuoi amici o colleghi penseranno che stai sbagliando e che non è così che va scritta una newsletter. Forse rideranno anche di te!

Tuttavia, quella newsletter si dimostrerà talmente efficace ed in grado di farti entrare in contatto con tanti nuovi potenziali clienti che ti farà dimenticare le critiche che potresti aver ricevuto da chi pensa di saperne più di te.

Essere un pò controcorrente a volte può essere determinante per il successo della tua attività.

Cominciamo......

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La gestione degli sprechi

Lo sai che in termini di tempo gli sprechi in uno studio professionale sono stimati intorno al 20% o 25% ? E sai che è possibile diminuire il tempo sprecato e le perdite di tempo legate alla gestione delle inefficienze? Vediamo come.

Innanzitutto vediamo quali sono gli sprechi in uno studio professionale:
- procedure di lavoro errate o poco funzionali
- informazioni in entrata non chiare
- mancanza di comunicazione tra collaboratori
- mancanza di comunicazione tra soci e associati (in caso di studi professionali associati)
- mancanza di comunicazione tra titolare dello studio (o soci) e collaboratori
- consegna in ritardo del lavoro o svolgimento tardivo dell'incarico
- accettazione di un cattivo cliente

Ma a cosa portano questi sprechi? Quasi sempre ciascuno di questi sprechi comportano all'interno dello studio professionale: ore di lavoro extra (non retribuite dal cliente perchè non previste), lamentele, ritardi nelle consegne e conseguentemente ritardo nell'incasso delle parcelle, insoddisfazioni, aggiustamenti, danni economici, maggiori costi di gestione, eventualità di risarcire il cliente.

Hai mai pensato di misurare gli sprechi nella tua organizzazione professionale? Misurare gli sprechi e le inefficienze nello studio professionale non è difficile, ti spiego come fare: scegli una giorno della settimana a caso (ti consiglio un giorno di inizio settimana: il martedi è ideale perchè si è nel pieno delle attività lavorative mentre il venerdi ...  purtroppo no ... dato che si pensa già al fine settimana). Su un foglio o su un planner annota tutte le attività svolte in quel giorno lavorativo misurando i tempi per ogni attività svolta e la persona (o le persone se più di una) che ha curato la pratica o l'incarico.

E ora che abbiamo la giusta misura eliminiamo i problemi e troviamo le soluzioni. Per ridurre o eliminare gli sprechi in uno studio professionale possiamo agire sulla programmazione delle attività e sulla prevenzione:
- la programmazione delle attività consiste in tutte quelle azioni che ci consentono di definire la durata, la logica di sequenzialità ed i vincoli temporali di ogni procedura di lavoro o svolgimento di un dato incarico;
- la prevenzione dei problemi e dei rischi consiste nell'individuazioni delle fonti potenziali di pericolo, nella valutazioni dei rischi connessi all'accettazione di un dato incarico, nella scelta dei soggetti interni ai quali affidare alcuni step dell'incarico, e ovviamente nell'attuazione di misure di prevenzione, protezione e tutela nella gestione di un incarico.

Quando si verifica un determinato problema occorre affrontare e risolvere la causa alla radice ed attuare misure standard di risoluzione, in modo tale che se in futuro il problema si ripresenti non dovremmo più ripetere gli sforzi già fatti per eliminare il problema.

Dopo una settimana o quindici giorni, ripeti la misurazione degli sprechi. Programma correttamente le attività e previeni i rischi valutando correttamente l'incarico o il lavoro che dovrai portare a termine. Sono sicuro che  avrai ridotto di circa 1/3 le inefficienze e gli sprechi.


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Proroga invio telematico Unico 2010

A causa di un guasto tecnico ai servizi telematici che si è verificato oggi, l'Agenzia delle Entrate comunica che tutti gli adempimenti telematici in scadenza oggi potranno essere effettuati entro il 5 ottobre 2010 (notizia ANSA).
Il guasto tecnico nel sistema informatico si è verificato nella mattinata ed è stato riparato intorno  alle 13, ma si è reso necessario lo spegnimento del sistema per qualche ora. L'Agenzia delle Entrate ha comunque concesso 5 giorni di tempo in più per l'invio delle dichiarazioni dei redditi. dato che è probabile che il sistema subisca rallentamenti anche oggi pomeriggio. (leggi il comunicato dell'Agenzia delle Entrate)

La parcellazione in uno studio professionale

Una professione intellettuale come quella di un commercialista, di un avvocato, di un ingegnere o architetto (giusto per citarne alcune), richiede una certa dose di capacità, di adeguatezza e di organizzazione, sia per espletare gli incarichi affidati dalla clientela al professionista, sia per gestire la propria struttura professionale (studio o società di servizi).

Nell'ambito di questa gestione, la fase della parcellazione assume un ruolo chiave nella corretta gestione del proprio studio e nel controllo di gestione, dato che un professionista guadagna grazie alla remunerazione degli incarichi professionali eseguiti. Un professionista NON può permettersi di fatturare in ritardo le proprie prestazioni o peggio ancora NON può permettersi di "dimenticare" a emettere la "parcella" per una prestazione già eseguita o un dato servizio svolto. I professionisti sono dei veri specialisti nella gestione delle scadenze dei propri clienti ma ..... spesso non tengono conto dell'andamento delle proprie scadenze e non hanno un quadro complessivo delle proprie entrate con ripercussioni negative che si riflettono sotto il profilo economico e finanziario del proprio studio professionale. Una soluzione a questo problema potrebbe essere quella di emettere le parcelle (o parcelle proforma) per acconto con periodicità mensile o trimestrale per tutti quegli incarichi che hanno una continuità nel tempo (si pensi agli incarichi annuali o triennali).

Anche la conoscenza della composizione del proprio fatturato è senza dubbio un fattore importante per un buon controllo gestionale. Poniamo il caso di uno studio legale: sapere che il fatturato dello studio professionale è rappresentato dal 70% da prestazioni per assistenza legale in diritto societario e solo il 30% del fatturato è rappresentato dall'assistenza civile aiuta a sapere "chi siamo" e "dove" stiamo andando, in altri termini in che direzione sta andando lo studio.
La composizione del fatturato deve partire necessariamente nel momento in cui si emette la parcella al cliente. Una parcella fatta bene è una buon punto di partenza per una corretta analisi e composizione del fatturato; più la parcella è dettagliata e particolareggiata nella descrizione dei servizi e meglio definita risulta poi l'analisi del parcellato ai fini dell'individuazione delle classi e macroclassi di fatturato. E' buona norma indicare in parcella descrizioni corrette dei servizi prestati: niente causali generiche ma causali specifiche (codice e causale non dovrebbero mai mancare). Qualche esempio:

Descrizioni di codici e di causali che potrebbero andar bene per uno studio commercialista:

CONT = Contabilità
DiRed = Dichiarazione dei redditi
DRPF = Dichiarazione dei redditi modello Unico Persone Fisiche
CT = Contenzioso Tributario
SND = Attività di sindaco o revisore in società
AMM = Amministratore di società e/o aziende
Liqu = Attività di liquidatore

ovviamente questi sono solo degli esempi tratti dallo schema che uso io.

Per uno studio di ingegneri invece posso valere i seguenti esempi:

DL = Direzione dei lavori progetto ....
PL = Planimetria progetto ....
AC = Assistenza collaudo .....
RelPrel = Relazione preliminare sul progetto n.....
etc...

Nel caso di studi associati, è buona norma indicare in ogni parcella o proforma di parcella, il nome o la sigla del professionista che ha eseguito la prestazione professionale, in modo tale da avere a fine anno anche la composizione del parcellato per addetto (anche le iniziali vanno bene).

Altre riflessioni sulla parcellazione in uno studio professionale possono riguardare le seguenti aree: parcellato per mese, per categoria o per singolo servizio, per addetto, localizzazione dei clienti, parcellato per tipologia di incasso. Ma di queste ed altre interessanti cose parleremo nei prossimi giorni.


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Come compilare una scheda carburante

Un imprenditore o un professionista che voglia documentare e scaricare dal proprio reddito l'acquisto del carburante e la relativa Iva, dell'autovettura usata nell'ambito della propria attività deve predisporre e compilare la scheda carburante.
La scheda carburante è infatti il documento che consente di detrarre dal proprio reddito le spese relative ai rifornimenti di carburante per autotrazione. La scheda carburante non è una fattura ma è un valido documento fiscale che consente di detrarre le spese e l'Iva sul carburante; per l'acquisto di carburanti infatti vige il divieto di fatturazione, ad eccezione di alcuni rari casi, che in questo post ometto di elencare.
La compilazione della scheda carburante può avvenire con periodicità mensile o trimestrale, a te va la scelta di decidere se vuoi compilare la scheda mensilmente o trimestralmente senza obbligo di formalità alcuna e senza opzionare nulla nelle dichiarazione fiscali.

Quali sono i dati da indicare e come si compila la scheda carburante?
La scheda carburante deve contenere i seguenti dati:
- il periodo di riferimento formato da mese/anno oppure trimestre/anno
- il timbro o i dati esatti dell'imprenditore o del professionista (nome della ditta, sede legale, città, codice fiscale e partita Iva)
- l'identificazione del veicolo (modello, targa, intestatario del veicolo)
- data del rifornimento, prezzo del carburante, quantità e tipo di carburante, dati e firma del distributore (in genere viene apposto il timbro del distributore di benzina con la firma)
- i chilometri iniziali e finali del mese (o trimestre)
- importo totale comprensivo di Iva di tutti i rifornimenti effettuati nel mese (o trimestre)
- l'imponibile e l'Iva (scorporo dall'importo totale), indicando anche l'imponibile e l'Iva detraibile
- il numero progressivo attribuito alla scheda carburante
- la data di registrazione ed il protocollo Iva (dato da riportare nel registro degli acquisti; solitamente ci pensa il tuo commercialista)

Contrariamente a quanto previsto per gli imprenditori, i professionisti non hanno l'obbligo di indicare alla fine del mese o del trimestre i km finali.

La scheda carburante è un modulo fiscale che può essere acquistato presso i negozi e le cartolerie specializzate in prodotti e articoli per gli uffici. Puoi comunque riprodurre la scheda carburante su un normale foglio formato A4 oppure puoi scaricare gratuitamente un facsimile di scheda carburante perfettamente legale ed a norma di legge direttamente nel nostro sito web cliccando qui.


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Fondo nazionale integrativo di assistenza sanitaria

Ho appena appreso che è stato raggiunto un accordo tra le organizzazioni degli artigiani e i sindacati per dare vita ad un fondo di previdenza e sanità integrativa in favore degli artigiani che prenderà il via nel prossimo mese di gennaio.
Sembra che l'adesione al fondo non sia obbligatoria, ma il contenuto di questo accordo va recepito nel contratto collettivo di lavoro e l'azienda che omette il versamento di questi contributi, sarà responsabile della perdita delle prestazioni sanitarie cui ha diritto il lavoratore.
L'ammontare del contribuito per i datori di lavoro sarà pari a 10,42 euro al mese a lavoratore per dodici mesi l'anno, per un totale complessivo di circa 124 euro annui.
Per scaricare l'accordo direttamente dal sito della CNA clicca qui.