Metodi e procedure di lavoro

Un buona metodologia di lavoro in uno studio professionale deve basarsi sulle seguenti fasi:

- la fase della programmazione
- la fase dell'espletamento
- la fase del controllo

La fase della programmazione del lavoro consiste nell'individuare i lavori più importanti o urgenti da fare e nel calcolo dei tempi necessari per svolgerli, avendo cura di calcolare con quanta precisione possibile un margine per gli imprevisti.
Nell'individuare le pratiche da evadere ed i lavori da svolgere occorre tenere conto di due variabili: urgenza e importanza (ma di questo parleremo in maniera approfondita in un prossimo post). E' buona norma poi registrare gli incarichi in un apposito registro degli incarichi (disponibile gratuitamente per chi si registra nel nostro sito).

La fase dell'espletamento dell'incarico consiste nell'insieme di procedure e comportamenti da utilizzare come standard di riferimento nello svolgimento di una determinata pratica o attività.
E' utile in questa fase seguire una pianificazione standard al fine di seguire tutte le fasi di svolgimento dell'incarico seguendo un iter ben preciso.

La fase del controllo viene svolta verificando la corrispondenza tra le operazioni programmate e le operazioni eseguite. Il controllo viene demandato al titolare dello studio o ad un socio ma presuppone anche una certa responsabilizzazione dei vari soggetti preposti all'espletamento delle pratiche siano essi collaboratori o praticanti.

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Il passaparola nell'era di internet

Recenti studi e indagini di marketing hanno dimostrato come quasi il 70% dei consumatori utilizza il consiglio dell'amico (passaparola) per orientare i propri acquisti. Mentre solo il 10% acquista un prodotto o un servizio avendo navigato il sito aziendale.
Il "sentito dire" o il "ne ho sentito parlare" assumono un ruolo chiave nelle decisioni e nelle propensioni di acquisto di un prodotto o servizio. Ciò avviene anche e soprattutto nella scelta di un professionista!

Nell'era di internet questo fenomeno, che esiste e viene amplificato grazie ai social network ed alla blogosfera, prende il nome di marketing virale. Il passaparola da utente ad utente e la diffusione del messaggio che si intende diffondere viene definito brusio; il termine inglese di brusio è Buzz (immagino già a chi o a cosa stai pensando, ma tranquillo/a nessuno mi ha pagato per questo).

Qualsiasi tipo di passaparola messo in atto da uno o più persone o clienti è capace di raggiungere nel giro di poche ore, centinaia e centinaia di persone (clienti e potenziali clienti), e questo vale sia in caso di messaggio positivo che in caso di messaggio negativo.

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La gestione del credito

Nel corso degli ultimi giorni, ti ho illustrato quanto sia importante adottare una strategia globale mirata a gestire efficacemente i propri crediti al fine di aumentare il flusso di cassa. L'ultima volta ci siamo lasciati parlando del primo sollecito. Ricordi?

Continuiamo ....
 (seconda parte)

Se con l'invio del primo sollecito scritto non hai ottenuto nulla è opportuno, per non perdere credibilità, inoltrare un secondo sollecito. Per quanto riguarda la tempistica, ti consiglio di inviare il secondo sollecito il giorno successivo alla scadenza che hai fissato nel primo sollecito.
L'invio del secondo sollecito scritto può avvenire anche via fax o email, eventualmente facendo precedere l'invio da una telefonata.

Il tenore di questa ulteriore lettera potrebbe essere il seguente:

Gentile Cliente,
Faccio riferimento alla nostra precedente lettera/fax/email del xx/xx/xxxx con cui sollecitavo il saldo della mia notula/parcella proforma n. xx del xx/xx/xxxx che ad oggi risulta non saldata.


La invito ancora ad effettuare il pagamento dell'importo dovuto entro e non oltre il ...........


Distinti Saluti,

Se a quest'ultima richiesta non riceviamo nessun riscontro, è opportuno a questo punto inoltrare un 3° sollecito, stavolta a mezzo raccomandata che prospetti l'avvio di un'azione legale.

Il tenore del 3° sollecito potrebbe essere il seguente:

Gentile Cliente,
Non avendo ad oggi ricevuto risposta ai miei precedenti solleciti del ................... e del ............... mi vedo purtroppo costretto a concederLe un ultimo termine di pagamento entro il ............. per il quale inoltre applicherò, come dai precedenti solleciti, i diritti di sollecito oltre agli interessi di mora per un totale di Euro ..............
Trascorso infruttuosamente tale termine sarò costretto a intraprendere i procedimenti legali del caso.
In attesa di un Suo riscontro, colgo l'occasione per porgere i miei più cordiali saluti.


L'obiettivo che ci siamo proposti in questi ultimi due articoli è il recupero del credito attraverso una strategia mirata ad ottenere nel più breve tempo possibile il pagamento di una prestazione professionale o almeno una fattiva proposta da parte del nostro cliente. Tale strategia ovviamente va adeguata al caso concreto, dato che tutto può dipendere dalla situazione reale del debitore, dalle tempistiche con cui può effettuare il pagamento o da cause di forza maggiore (i pagamenti da parte di enti pubblici e pubbliche amministrazioni ad esempio hanno tempi più lunghi).
So che non è semplice adottare questi comportamenti e strategie, ma credo che sia molto più frustrante e angosciante lavorare, dando il meglio di se e poi aspettare mesi per vedere le proprie parcelle pagate.

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Come farsi pagare gli onorari

In questo articolo trattiamo la gestione dei crediti e le modalità per farsi pagare le parcelle e gli onorari dai propri clienti. Ricorderai che un paio di mesi fa, in questo stesso blog abbiamo parlato di come avviene la fase della parcellazione in uno studio professionale. Oggi ci occupiamo invece di come farci pagare, vale a dire di come riscuotere i crediti.

Il ricorso al credito è molto frequente e gli studi professionali spesso non danno la necessaria attenzione all’insorgere dei crediti, i quali nascono sempre più frequentemente, dato che solamente una piccola parte dei propri clienti paga pronta cassa. Ogni professionista dovrebbe opportunamente valutare e decidere se concedere o meno un credito dopo un attento esame della propria situazione creditoria e del comportamento di ogni cliente.


Per una buona gestione del credito è opportuno che tu segua sempre questi semplici passi:

- imposta sempre una scadenza alle proprie notule o parcelle
- avvisa sempre il cliente con una email o un sms dell'imminente scadenza di una notula o di una parcella
- verifica sempre per tempo eventuali contestazioni di notule e parcelle
- cerca di ridurre i termini di incasso eventualmente prevedendo "sconti" o agevolazioni effettivamente riconosciuti a chi paga puntualmente
- non erogare più nessun servizio al cliente inadempiente

Se non ottieni nulla occorre passare ai solleciti scritti. Il primo sollecito scritto può essere anche inviato a mezzo fax e può essere anticipato da una telefonata cordiale. Ricordati sempre di conservare la ricevuta del fax!!!

Eccoti un esempio di sollecito scritto che può essere inviato via fax o raccomandata:

Gentile cliente,
ritengo doveroso informarLa che a tutt'oggi non risulta pervenuto il pagamento della nostra parcella  pro-forma n. xx del xx/xx/xxxx.
Qualora non abbia ancora provveduto in merito La invitiamo a soddisfare l'impegno entro e non oltre 15 giorni dalla data della presente, avendo cura di indicare come riferimento il suo codice cliente ed il numero e la data della nostra parcella proforma.
Ringraziandola anticipatamente, porgo cordiali saluti.


firma

(fine prima parte)

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La gestione dei flussi finanziari

Un corretto controllo della gestione finanziaria permette di mantenere un perfetto equilibrio finanziario tra entrate e uscite di breve e medio periodo, consentendo di orientare al meglio le decisioni relative a nuovi investimenti oppure a rifinanziare le diverse attività e iniziative di uno studio professionale.
Per programmare adeguatamente gli esborsi finanziari ed il pagamento di tutte le spese correnti e straordinarie, ed evitare così possibili carenze di liquidità, ti consiglio di procedere al controllo ed alla pianificazione finanziaria facendo riferimento ad un periodo temporale coincidente con l’anno solare (01.01.2010 - 31.12.2010 per esempio), rilevando le varie movimentazioni mensilmente.

Almeno questo è quello che faccio io e che consiglio vivamente anche a te!

Lo strumento che uso io per gestire i flussi finanziari del mio studio è questo (clicca qui per scaricarlo gratuitamente): si tratta di un utile foglio di lavoro che consente la registrazione, attraverso delle semplici rilevazioni mensili, di tutte le previsioni di uscite e di tutte le previsioni di entrate ricorrenti e non ricorrenti che ti aiuta a gestire i tuoi flussi finanziari per evitare di rimanere a corto di denaro.

Vediamo in dettaglio come funziona e come lo uso io:

La previsione dei flussi in entrata riguarda la rilevazione di tutte le entrate ordinarie (ricorrenti) e straordinarie (non previste).
Tra le entrate ordinarie rilevo i compensi derivanti da prestazioni continuative che vengono retribuite mensilmente o trimestralmente, ad esempio consulenze a forfait continuative.
Tra le entrate straordinarie (non previste) rilevo le prestazioni non continuative (compensi ed onorari per pratiche o progetti che mi vengono conferite occasionalmente).

La previsione dei flussi in  uscita riguarda invece la rilevazione di tutte le spese ordinarie (ricorrenti) e straordinarie (non previste).
Tra le spese ordinarie includo le spese relative all’affitto dei locali, le spese relative ai canoni periodici per il software gestionale, le spese di aggiornamento del software generale, gli stipendi e i compensi ai collaboratori, i contributi mensili relativi al personale, le spese di assicurazione RC, la cancelleria ed i toner per le stampanti, etc...
Tra le spese straordinarie (non previste) includo invece le spese inerenti multe e ammende, trasferte per viaggi, guasti alle attrezzature e ai computers, etc...

Devi tenere sempre presente che mentre per la maggior parte dei costi è quasi sempre certa la data della manifestazione monetaria, lo stesso non può dirsi per i ricavi professionali, dato che le stesse previsioni possono essere inattendibili in relazione ai tempi delle prestazioni svolte, ma anche ai termini di pagamento eventualmente convenuti con i clienti.

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Convegno sul marketing nello studio professionale

La Scuola di Alta Formazione dell'Ordine dei Dottori Commercialisti di Milano ha organizzato un convegno dal titolo "Il marketing in studio quale nuova scelta di sviluppo" che si terrà a Milano il 9 novembre 2010.

L'obiettivo dell'incontro è divulgare la conoscenza delle tecniche e degli strumenti di marketing già oggi utilizzabili dallo Studio Professionale.


Tra i temi trattati:

- Il marketing e lo studio professionale: alcune riflessioni
- Social network: Un nuovo modo di comunicare
- La misurabilità dei dati: elemento chiave per orientare le strategie di marketing
- L'esperienza di uno studio professionale internazionale
- La selezione di un software a supporto dell'analisi di marketing per lo studio
- Dai dati del gestionale al Marketing strategico
- Uno strumento per capitalizzare le relazioni con il cliente


martedi 9 novembre 2010
Ordine dei Dottori Commercialisti ed Esperti Contabili di Milano
Sala Convegni
Corso Europa 11
Milano

www.odcec.mi.it

La gestione del personale

La gestione del personale è una funzione aziendale e professionale che riguarda la gestione delle risorse umane nel suo più vasto significato. Il personale dipendente e non dipendente (intendendo per questi ultimi anche gli associati di uno studio professionale di medie o grandi dimensioni) è una risorsa importante all'interno di una qualsiasi organizzazione professionale.

La gestione del personale può sembrare una pratica banale e scontata, ma così non è ... e non deve essere!!!

Le attività principali della gestione del personale in uno studio professionale passa attraverso questi step:

    1) Reclutamento, selezione e valutazione del personale
    2) Addestramento, formazione e sviluppo del personale
    3) Valutazione delle performance e retribuzione del personale
    
E' opportuno che il professionista o il responsabile dell’amministrazione del personale tenga e aggiorni costantemente alcuni prospetti utili a gestire le risorse umane.

In primis, per quanto concerne il reclutamento e la selezione del personale, andranno create delle apposite cartelline dove catalogare in ordine cronologico i diversi curriculum vitae pervenuti in studio.


L'addestramento e la formazione del personale passa invece attraverso la compilazione di alcune schede, che possono essere tenute in forma elettronica (in formato xls o doc), dove annotare il contenuto dei corsi e seminari di lavoro ai quali i dipendenti o i soci/associati hanno partecipato (comprese le effettive ore di partecipazione). Attraverso queste schede si tiene conto anche della formazione obbligatoria continua a cui sono soggetti la quasi totalità dei professionisti.

Per quanto attiene alla valutazione ed alla retribuzione del personale, ritengo utile aggiornare questi due prospetti:

– prospetto delle presenze/assenze di dipendenti  (o praticanti se ve ne sono): in questo prospetto vanno segnate le assenze di giorni interi o di mezze giornate per malattia, ferie, permessi, o altri motivi;

– prospetto degli stipendi e dei compensi lordi: dove segnare i dati anagrafici dei dipendenti compreso la data di assunzione, gli stipendi corrisposti, le ferie e la data dell’ultimo aumento di stipendio.
 
E' utile poi, che per ogni dipendente, collaboratore o associato di studio, dovrà essere tenuto un apposito fascicolo che contenga i documenti redatti all’atto dell’assunzione e la corrispondenza intercorsa successivamente con lo studio (messaggi di ammonimento o reprensione, reclami, bonus, incarichi affidati, etc...).

Nell’espletamento delle funzioni di amministrazione del personale, ove la struttura professionale non sia organizzata per gestire in modo efficiente ed efficace le risorse umane a disposizione, è consigliabile affidarsi ad un consulente del lavoro, che per definizione è il soggetto più idoneo a gestire e risolvere tutte le problematiche inerenti le risorse umane.

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