Campagna per la salvaguardia del commercialista

Un minuto di pausa con un interessante video che rispecchia quello che succede a volte negli studi commercialisti. Esilarante!!!

Gestione del tempo: importanza e urgenza

Nel post Metodi e procedure di lavoro ho introdotto due importanti concetti: importanza e urgenza. Ti avevo promesso che ne avremmo parlato in maniera più approfondita. Adesso è arrivato il momento di farlo.

Il concetto di importanza classifica le varie attività o fasi lavorative secondo la logica che sono importanti tutte quelle cose che danno un ritorno o un tornaconto oppure semplicemente sono quelle cose che sono indispensabili da fare e/o conseguire.

Il concetto di urgenza classifica invece le varie attività o fasi lavorative secondo la logica che sono urgenti tutte quelle attività che necessitano una reazione immediata in rapporto al fattore tempo.

Si possono avere così 4 situazioni differenti:

- importante e urgente: attività che vanno svolte subito e che generano crisi, ansia e preoccupazione


- importante ma non urgente: attività importanti ma non urgenti da dover essere svolte ma che possono essere programmate e pianificate


- urgente ma non importante: attività che vanno svolte velocemente ma sono meno importanti di altre


- non importante e non urgente: attività che possono essere cestinate o comunque pianificate in arco di tempo medio-lungo

E' opportuno avere sempre in mente due cose:
- svolgere attività importanti porta qualità al tuo tempo.
- svolgere attività urgenti sottrae qualità al tuo tempo.

Di conseguenza è opportuno ridurre le urgenze al minimo e limitare le interruzioni che portano via tempo, cercando di mantenere un equilibrio che ti consenta di gestire meglio il tempo e le situazioni lavorative in maniera ottimale.

Una buona pianificazione delle attività da svolgere aiuta a migliorare la qualità del tempo a disposizione. Se conosciamo in anticipo le scadenze e gli impegni che abbiamo in agenda, possiamo iniziare a pianificarli e possiamo fare in modo che questi impegni non diventino urgenti.

Pianificare le attività aiuta ad avitare problemi o a risolverli per tempo se questi problemi dovessero presentarsi.

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A che serve un blog ad un professionista?

A che serve un blog ad un professionista? Bella domanda.....  me l'hanno fatta in molti nelle ultime settimane. La prima cosa che devi sapere è che il blog è una forma di comunicazione moderna del web dove "postare" riflessioni, articoli e contenuti su determinate tematiche. Gestire un blog può non costare nulla, come può costare molto tempo e denaro. Tutto dipende dallo scopo che ci si prefigge e dagli strumenti che si decide di utilizzare.

Un blog se correttamente utilizzato può essere un grande mezzo di comunicazione e di marketing a disposizione del professionista che vuole comunicare direttamente con i propri clienti, descrivendo ad esempio il proprio studio, i propri servizi o parlando di casi di studio che si sono affrontati. Un blog serve anche per comunicare in anticipo novità, scadenze, aggiornamenti professionali o semplicemente nuovi servizi offerti oppure per scoprire e sapere che cosa pensano i clienti del tuo studio professionale. Questo lo si fa lasciando spazio ai clienti ed utenti di commentare ogni articolo o riflessione che si posta nel blog in modo tale che ognuno dica la propria opinione e/o idea. E poi.... inutile nasconderlo.... un blog ti fa entrare in contatto con diversa gente che può essere interessata ai tuoi servizi!

Gestire un blog oggi è molto semplice ed immediato visto che esistono in giro diversi tools e diverse piattaforme web che consentono anche a chi non mastica nulla di html o programmazione di aprire il proprio blog in 5 minuti. I benefici che si possono ottenere sono molteplici ed il tempo da dedicare alla gestione del blog e ai contatti che ne derivano non è poi tanto. Pensa che a me basta solo mezz'ora al giorno per gestire il blog e rispondere alle email che arrivano numerose. Il motivo è molto semplice: la gestione di un blog è molto più snella rispetto alla gestione di un sito internet. Un blog può essere aggiornato velocemente e si posiziona meglio sui motori di ricerca.

Un blog poi si integra facilmente con i social network (Facebook, Twitter, Linkedin, ecc.) oltre che con i social bookmark (OKNOtizie, Diggita, Notizie Flash, Reddit, Wikio, Seotribu, etc....) e permette allo studio professionale di essere percepito come una struttura efficiente e dinamica, che consente di sviluppare un dialogo diretto e immediato con i clienti fidelizzati e potenziali.


Io la penso così... e tu... hai mai pensato di aprire un blog?

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Metodi e procedure di lavoro

Un buona metodologia di lavoro in uno studio professionale deve basarsi sulle seguenti fasi:

- la fase della programmazione
- la fase dell'espletamento
- la fase del controllo

La fase della programmazione del lavoro consiste nell'individuare i lavori più importanti o urgenti da fare e nel calcolo dei tempi necessari per svolgerli, avendo cura di calcolare con quanta precisione possibile un margine per gli imprevisti.
Nell'individuare le pratiche da evadere ed i lavori da svolgere occorre tenere conto di due variabili: urgenza e importanza (ma di questo parleremo in maniera approfondita in un prossimo post). E' buona norma poi registrare gli incarichi in un apposito registro degli incarichi (disponibile gratuitamente per chi si registra nel nostro sito).

La fase dell'espletamento dell'incarico consiste nell'insieme di procedure e comportamenti da utilizzare come standard di riferimento nello svolgimento di una determinata pratica o attività.
E' utile in questa fase seguire una pianificazione standard al fine di seguire tutte le fasi di svolgimento dell'incarico seguendo un iter ben preciso.

La fase del controllo viene svolta verificando la corrispondenza tra le operazioni programmate e le operazioni eseguite. Il controllo viene demandato al titolare dello studio o ad un socio ma presuppone anche una certa responsabilizzazione dei vari soggetti preposti all'espletamento delle pratiche siano essi collaboratori o praticanti.

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Il passaparola nell'era di internet

Recenti studi e indagini di marketing hanno dimostrato come quasi il 70% dei consumatori utilizza il consiglio dell'amico (passaparola) per orientare i propri acquisti. Mentre solo il 10% acquista un prodotto o un servizio avendo navigato il sito aziendale.
Il "sentito dire" o il "ne ho sentito parlare" assumono un ruolo chiave nelle decisioni e nelle propensioni di acquisto di un prodotto o servizio. Ciò avviene anche e soprattutto nella scelta di un professionista!

Nell'era di internet questo fenomeno, che esiste e viene amplificato grazie ai social network ed alla blogosfera, prende il nome di marketing virale. Il passaparola da utente ad utente e la diffusione del messaggio che si intende diffondere viene definito brusio; il termine inglese di brusio è Buzz (immagino già a chi o a cosa stai pensando, ma tranquillo/a nessuno mi ha pagato per questo).

Qualsiasi tipo di passaparola messo in atto da uno o più persone o clienti è capace di raggiungere nel giro di poche ore, centinaia e centinaia di persone (clienti e potenziali clienti), e questo vale sia in caso di messaggio positivo che in caso di messaggio negativo.

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La gestione del credito

Nel corso degli ultimi giorni, ti ho illustrato quanto sia importante adottare una strategia globale mirata a gestire efficacemente i propri crediti al fine di aumentare il flusso di cassa. L'ultima volta ci siamo lasciati parlando del primo sollecito. Ricordi?

Continuiamo ....
 (seconda parte)

Se con l'invio del primo sollecito scritto non hai ottenuto nulla è opportuno, per non perdere credibilità, inoltrare un secondo sollecito. Per quanto riguarda la tempistica, ti consiglio di inviare il secondo sollecito il giorno successivo alla scadenza che hai fissato nel primo sollecito.
L'invio del secondo sollecito scritto può avvenire anche via fax o email, eventualmente facendo precedere l'invio da una telefonata.

Il tenore di questa ulteriore lettera potrebbe essere il seguente:

Gentile Cliente,
Faccio riferimento alla nostra precedente lettera/fax/email del xx/xx/xxxx con cui sollecitavo il saldo della mia notula/parcella proforma n. xx del xx/xx/xxxx che ad oggi risulta non saldata.


La invito ancora ad effettuare il pagamento dell'importo dovuto entro e non oltre il ...........


Distinti Saluti,

Se a quest'ultima richiesta non riceviamo nessun riscontro, è opportuno a questo punto inoltrare un 3° sollecito, stavolta a mezzo raccomandata che prospetti l'avvio di un'azione legale.

Il tenore del 3° sollecito potrebbe essere il seguente:

Gentile Cliente,
Non avendo ad oggi ricevuto risposta ai miei precedenti solleciti del ................... e del ............... mi vedo purtroppo costretto a concederLe un ultimo termine di pagamento entro il ............. per il quale inoltre applicherò, come dai precedenti solleciti, i diritti di sollecito oltre agli interessi di mora per un totale di Euro ..............
Trascorso infruttuosamente tale termine sarò costretto a intraprendere i procedimenti legali del caso.
In attesa di un Suo riscontro, colgo l'occasione per porgere i miei più cordiali saluti.


L'obiettivo che ci siamo proposti in questi ultimi due articoli è il recupero del credito attraverso una strategia mirata ad ottenere nel più breve tempo possibile il pagamento di una prestazione professionale o almeno una fattiva proposta da parte del nostro cliente. Tale strategia ovviamente va adeguata al caso concreto, dato che tutto può dipendere dalla situazione reale del debitore, dalle tempistiche con cui può effettuare il pagamento o da cause di forza maggiore (i pagamenti da parte di enti pubblici e pubbliche amministrazioni ad esempio hanno tempi più lunghi).
So che non è semplice adottare questi comportamenti e strategie, ma credo che sia molto più frustrante e angosciante lavorare, dando il meglio di se e poi aspettare mesi per vedere le proprie parcelle pagate.

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Come farsi pagare gli onorari

In questo articolo trattiamo la gestione dei crediti e le modalità per farsi pagare le parcelle e gli onorari dai propri clienti. Ricorderai che un paio di mesi fa, in questo stesso blog abbiamo parlato di come avviene la fase della parcellazione in uno studio professionale. Oggi ci occupiamo invece di come farci pagare, vale a dire di come riscuotere i crediti.

Il ricorso al credito è molto frequente e gli studi professionali spesso non danno la necessaria attenzione all’insorgere dei crediti, i quali nascono sempre più frequentemente, dato che solamente una piccola parte dei propri clienti paga pronta cassa. Ogni professionista dovrebbe opportunamente valutare e decidere se concedere o meno un credito dopo un attento esame della propria situazione creditoria e del comportamento di ogni cliente.


Per una buona gestione del credito è opportuno che tu segua sempre questi semplici passi:

- imposta sempre una scadenza alle proprie notule o parcelle
- avvisa sempre il cliente con una email o un sms dell'imminente scadenza di una notula o di una parcella
- verifica sempre per tempo eventuali contestazioni di notule e parcelle
- cerca di ridurre i termini di incasso eventualmente prevedendo "sconti" o agevolazioni effettivamente riconosciuti a chi paga puntualmente
- non erogare più nessun servizio al cliente inadempiente

Se non ottieni nulla occorre passare ai solleciti scritti. Il primo sollecito scritto può essere anche inviato a mezzo fax e può essere anticipato da una telefonata cordiale. Ricordati sempre di conservare la ricevuta del fax!!!

Eccoti un esempio di sollecito scritto che può essere inviato via fax o raccomandata:

Gentile cliente,
ritengo doveroso informarLa che a tutt'oggi non risulta pervenuto il pagamento della nostra parcella  pro-forma n. xx del xx/xx/xxxx.
Qualora non abbia ancora provveduto in merito La invitiamo a soddisfare l'impegno entro e non oltre 15 giorni dalla data della presente, avendo cura di indicare come riferimento il suo codice cliente ed il numero e la data della nostra parcella proforma.
Ringraziandola anticipatamente, porgo cordiali saluti.


firma

(fine prima parte)

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La gestione dei flussi finanziari

Un corretto controllo della gestione finanziaria permette di mantenere un perfetto equilibrio finanziario tra entrate e uscite di breve e medio periodo, consentendo di orientare al meglio le decisioni relative a nuovi investimenti oppure a rifinanziare le diverse attività e iniziative di uno studio professionale.
Per programmare adeguatamente gli esborsi finanziari ed il pagamento di tutte le spese correnti e straordinarie, ed evitare così possibili carenze di liquidità, ti consiglio di procedere al controllo ed alla pianificazione finanziaria facendo riferimento ad un periodo temporale coincidente con l’anno solare (01.01.2010 - 31.12.2010 per esempio), rilevando le varie movimentazioni mensilmente.

Almeno questo è quello che faccio io e che consiglio vivamente anche a te!

Lo strumento che uso io per gestire i flussi finanziari del mio studio è questo (clicca qui per scaricarlo gratuitamente): si tratta di un utile foglio di lavoro che consente la registrazione, attraverso delle semplici rilevazioni mensili, di tutte le previsioni di uscite e di tutte le previsioni di entrate ricorrenti e non ricorrenti che ti aiuta a gestire i tuoi flussi finanziari per evitare di rimanere a corto di denaro.

Vediamo in dettaglio come funziona e come lo uso io:

La previsione dei flussi in entrata riguarda la rilevazione di tutte le entrate ordinarie (ricorrenti) e straordinarie (non previste).
Tra le entrate ordinarie rilevo i compensi derivanti da prestazioni continuative che vengono retribuite mensilmente o trimestralmente, ad esempio consulenze a forfait continuative.
Tra le entrate straordinarie (non previste) rilevo le prestazioni non continuative (compensi ed onorari per pratiche o progetti che mi vengono conferite occasionalmente).

La previsione dei flussi in  uscita riguarda invece la rilevazione di tutte le spese ordinarie (ricorrenti) e straordinarie (non previste).
Tra le spese ordinarie includo le spese relative all’affitto dei locali, le spese relative ai canoni periodici per il software gestionale, le spese di aggiornamento del software generale, gli stipendi e i compensi ai collaboratori, i contributi mensili relativi al personale, le spese di assicurazione RC, la cancelleria ed i toner per le stampanti, etc...
Tra le spese straordinarie (non previste) includo invece le spese inerenti multe e ammende, trasferte per viaggi, guasti alle attrezzature e ai computers, etc...

Devi tenere sempre presente che mentre per la maggior parte dei costi è quasi sempre certa la data della manifestazione monetaria, lo stesso non può dirsi per i ricavi professionali, dato che le stesse previsioni possono essere inattendibili in relazione ai tempi delle prestazioni svolte, ma anche ai termini di pagamento eventualmente convenuti con i clienti.

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Convegno sul marketing nello studio professionale

La Scuola di Alta Formazione dell'Ordine dei Dottori Commercialisti di Milano ha organizzato un convegno dal titolo "Il marketing in studio quale nuova scelta di sviluppo" che si terrà a Milano il 9 novembre 2010.

L'obiettivo dell'incontro è divulgare la conoscenza delle tecniche e degli strumenti di marketing già oggi utilizzabili dallo Studio Professionale.


Tra i temi trattati:

- Il marketing e lo studio professionale: alcune riflessioni
- Social network: Un nuovo modo di comunicare
- La misurabilità dei dati: elemento chiave per orientare le strategie di marketing
- L'esperienza di uno studio professionale internazionale
- La selezione di un software a supporto dell'analisi di marketing per lo studio
- Dai dati del gestionale al Marketing strategico
- Uno strumento per capitalizzare le relazioni con il cliente


martedi 9 novembre 2010
Ordine dei Dottori Commercialisti ed Esperti Contabili di Milano
Sala Convegni
Corso Europa 11
Milano

www.odcec.mi.it

La gestione del personale

La gestione del personale è una funzione aziendale e professionale che riguarda la gestione delle risorse umane nel suo più vasto significato. Il personale dipendente e non dipendente (intendendo per questi ultimi anche gli associati di uno studio professionale di medie o grandi dimensioni) è una risorsa importante all'interno di una qualsiasi organizzazione professionale.

La gestione del personale può sembrare una pratica banale e scontata, ma così non è ... e non deve essere!!!

Le attività principali della gestione del personale in uno studio professionale passa attraverso questi step:

    1) Reclutamento, selezione e valutazione del personale
    2) Addestramento, formazione e sviluppo del personale
    3) Valutazione delle performance e retribuzione del personale
    
E' opportuno che il professionista o il responsabile dell’amministrazione del personale tenga e aggiorni costantemente alcuni prospetti utili a gestire le risorse umane.

In primis, per quanto concerne il reclutamento e la selezione del personale, andranno create delle apposite cartelline dove catalogare in ordine cronologico i diversi curriculum vitae pervenuti in studio.


L'addestramento e la formazione del personale passa invece attraverso la compilazione di alcune schede, che possono essere tenute in forma elettronica (in formato xls o doc), dove annotare il contenuto dei corsi e seminari di lavoro ai quali i dipendenti o i soci/associati hanno partecipato (comprese le effettive ore di partecipazione). Attraverso queste schede si tiene conto anche della formazione obbligatoria continua a cui sono soggetti la quasi totalità dei professionisti.

Per quanto attiene alla valutazione ed alla retribuzione del personale, ritengo utile aggiornare questi due prospetti:

– prospetto delle presenze/assenze di dipendenti  (o praticanti se ve ne sono): in questo prospetto vanno segnate le assenze di giorni interi o di mezze giornate per malattia, ferie, permessi, o altri motivi;

– prospetto degli stipendi e dei compensi lordi: dove segnare i dati anagrafici dei dipendenti compreso la data di assunzione, gli stipendi corrisposti, le ferie e la data dell’ultimo aumento di stipendio.
 
E' utile poi, che per ogni dipendente, collaboratore o associato di studio, dovrà essere tenuto un apposito fascicolo che contenga i documenti redatti all’atto dell’assunzione e la corrispondenza intercorsa successivamente con lo studio (messaggi di ammonimento o reprensione, reclami, bonus, incarichi affidati, etc...).

Nell’espletamento delle funzioni di amministrazione del personale, ove la struttura professionale non sia organizzata per gestire in modo efficiente ed efficace le risorse umane a disposizione, è consigliabile affidarsi ad un consulente del lavoro, che per definizione è il soggetto più idoneo a gestire e risolvere tutte le problematiche inerenti le risorse umane.

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L'amministrazione di uno studio professionale

L'amministrazione di uno studio professionale è importante tanto quanto il core business stesso e la mission dello studio professionale. Amministrare e gestire uno studio professionale (o una qualsiasi azienda) basandosi solo sulle tradizionali "quattro" informazioni non è oggi per niente sufficiente. Un professionista che vuole davvero padroneggiare e governare la propria struttura deve per forza avere una visione ampia di quello che è la funzione amministrativa. Il successo del professionista dipende anche da questo!

Una buona amministrazione permette infatti di incrementare gli utili senza aumentare il fatturato, stoppare in tempo le perdite, scoprire quali servizi rendono di più in termini di fatturato, calcolare l'incidenza di tutti i costi di gestione, modificare la propria mission e tanto altro ancora.

La funzione di amministrazione di uno studio comprende la gestione delle seguenti aree:

- Gestione dei ricavi: riguarda la gestione dei compensi ed onorari spettanti allo studio per l'espletamento degli incarichi professionali.

- Gestione degli acquisti: riferendoci in particolare agli acquisti di libri, riviste, materiale di cancelleria per l'ufficio, la manutenzione ordinaria di attrezzature e arredi, hardware e software.

- Gestione dei crediti: riguarda tutte le operazioni che vengono poste in essere per gestire un efficiente sistema di recupero e solleciti di crediti.

- Gestione finanziaria: riguarda il controllo e la pianificazione dei flussi di cassa che servono a mantenere l'equilibrio di breve e medio termine tra entrate ed uscite.

- Gestione del personale: dobbiamo intendere per gestione del personale, la selezione di impiegati, praticanti o altri collaboratori e la loro assunzione.

- Adempimenti tributari e previdenziali: intendiamo tutte quelle operazioni che riguardano il versamento delle imposte, dell'Iva, dei contributi relativi ai dipendenti, ma anche tutti gli adempimenti amministrativi e fiscali obbligatori per legge.

Avere un buon controllo su ognuna di queste aree aiuta il professionista ad individuare le migliori soluzioni possibili per ogni problema che si presenta in studio e consente di creare valore anche in situazioni critiche o in presenza di "turbamenti" esterni (crisi di mercato, errori di valutazione, etc...) rendendo le decisioni prese durevoli nel tempo.


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I rimborsi delle spese processuali sono tassabili

Una recente risoluzione dell'Agenzia delle Entrate, e precisamente la n. 106 del 13 ottobre 2010 sancisce che, in caso di vittoria in merito ad un contenzioso, le spese processuali sostenute dai professionisti sono deducibili dal reddito in quanto tali spese sono inerenti l'attività professionale ed i rimborsi ricevuti sulle spese sostenute, oltre alle somme liquidate dal giudice, sono tassabili in quanto rientrano nel reddito del professionista.

Il caso riguarda un professionista (un notaio) che dopo avere vinto la causa con una società per azioni si è visto applicare la ritenuta d'acconto sia sulla somma disposta a titolo di "mancati guadagni professionali" sia sulla parte relativa alle spese processuali.

Per approfondire l'argomento leggi il testo intero della risoluzione cliccando qui.


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Best Practice per il commercialista di successo

Best Practice per il commercialista di successo è il titolo del convegno che si terrà nei giorni 25 e 26 ottobre 2010 che ha per tema "L’organizzazione dello studio professionale per massimizzare l’efficacia e l’efficienza".
Le due giornate di studio avranno un taglio pratico e motivante, trattando tutti gli elementi che apportano vantaggi ed accrescono la competitività del Commercialista.
L'evento è organizzato da Passepartout S.p.A. con il Patrocinio dell'Ordine dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili di Palermo e con il sostegno di ItaliaOggi.
Il convegno sarà un'occasione per tutti i colleghi che intendono approfondire le tematiche trattate ed è valido ai fini della Formazione professionale continua obbligatoria.

lunedì 25 e martedi 26 ottobre 2010, PALERMO
San Paolo Palace Hotel, Sala convegni
VIA MESSINA MARINE, 91 - PALERMO (PA)

Come trovare nuovi clienti

La ricerca di clienti per uno studio professionale è di vitale importanza per lo sviluppo del proprio business, soprattutto per i giovani professionisti. Il portafoglio clienti di un giovane professionista all’inizio della sua professione è scarno e i pochi clienti acquisiti sono arrivati dalla cerchia ristretta di parenti e amici. I guadagni sono pochi all’inizio, ma cifre a parte, secondo me un giovane professionista all’inizio della sua “carriera” non dovrebbe mai rifiutare un lavoro: infatti anche un lavoretto poco retribuito può portare i suoi frutti, sia in termini di esperienza professionale, sia in termini di fidelizzazione del cliente.
Una cosa da tenere bene in mente è che spesso un cliente contento ne porta un altro! Il passaparola è infatti un potente mezzo di marketing ed assume un ruolo importante nelle strategie di avvio e consolidamento di una attività professionale.
Se sei un professionista e vuoi cercare nuovi clienti per la tua attività, è bene non adagiarti sugli allori e cercare sempre di migliorarti, magari proponendo, nuovi servizi aggiuntivi ad un prezzo di favore o a condizioni vantaggiose (occhio alla tua tariffa professionale se ne hai una da rispettare).

La cosa che ti consiglio è di farti conoscere e far conoscere il tuo lavoro a chiunque. I mezzi ci sono: oltre al passaparola tipico, non dimenticare che oggi c’è internet, con i suoi social network (Facebook, Twitter, Linkedin). Il passaparola oggi corre attraverso i social network e si chiama condivisione!!!!

Ma oltre ai social network ci sono numerosissimi siti di recruiting (ricerca e selezione personale o punto di incontro per professionisti). Nel mio sito internet ho predisposto una pagina dove sono elencati i principali siti che offrono questi servizi. Ti consiglio di iscriverti in quei siti dove puoi evidenziare il link al tuo sito (se ne hai uno) e partecipare alle discussioni sui forum e sui blog. Chissà che qualcuno non ti noti e ti apprezzi per quello che dici, pensi o per la tua professionalità!!!!
Come dico sempre, internet è una fonte inesauribile di contatti e ci sono sempre molti nuovi modi e servizi che nascono ogni giorno e che sono in grado di aiutarti nel farti conoscere e apprezzare dalla gente nel tuo campo. Se segui questi semplici consigli che ti ho dato, vedrai che tra qualche tempo non avrai più il "problema" del trovare nuovi clienti..... saranno loro a trovare te!


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Come compilare la primanota

Tenere una precisa e ordinata primanota è molto importante. Nel mio lavoro mi capita spesso di vedere fogli di primanota non correttamente compilati o comunque carenti delle più elementari informazioni. Compilare correttamente una primanota non è difficile. La prima nota è un registro elementare che non richiede nessuna forma obbligatoria, dove vengono riportate in ordine di data le operazioni, i movimenti finanziari ed le operazioni che preparano, completano ed analizzano le scritture complesse.
Quali sono i dati da indicare nel foglio di primanota per una corretta compilazione?
La prima nota si presenta come un prospetto all'interno del quale sono indicati i seguenti elementi:
1) Data dell'operazione
2) Descrizione dell'operazione
3) Importo totale
4) Dare e Avere dell'operazione
5) Riferimento al documento contabile (fattura o ricevuta)
6) Partite fuori cassa (banca o altro)

Quali sono le operazioni che vanno annotate in una primanota affinchè la stessa sia più completa possibile? Elenco di seguito alcune delle operazioni che possono essere indicate in primanota:
- emessa fattura
- incassata fattura
- incasso corrispettivi giornalieri
- ricevuta fattura di acquisto
- pagata fattura di acquisto
- pagamento retribuzioni
- pagamento di un costo (condominio, affitto locale, premio di assicurazione, etc...)
- erogazione di un finanziamento
- accreditamento di un finanziamento
- versamento bancario
- prelevamento bancario
- prelievo bancomat
- pagamento F24
- pagamento F23
- pagamento imposte e tasse diverse

Attraverso la corretta compilazione della primanota è infatti possibile tenere traccia di tutti i movimenti in entrata e in uscita di cassa e banca, rendendo più semplice il controllo di gestione ed il lavoro del commercialista.

La primanota può essere tenuta con la modulistica cartacea acquistabile nelle apposite cartolerie specializzate oppure è possibile usare un semplicissimo foglio di calcolo.
Ho pensato di mettere a disposizione per te un documento in formato xls per gestire una semplice primanota cassa, completamente personalizzabile e aperto a tutti.
Il documento è molto semplice e non integra particolari funzioni anche per avere piena compatibilità con diverse versioni e fogli di calcolo in commercio, ed è liberamente modificabile qualora dovessi trovare utile aggiungere una nota o un campo. Per scaricarlo clicca qui.

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7 buoni motivi per usare la PEC

La PEC (posta elettronica certificata) è uno strumento che permette di dare valore legale ad un messaggio di posta elettronica. La posta elettronica certificata permette di sostituire tutta la corrispondenza legale, come ad esempio raccomandate con ricevuta di ritorno, fax e quanto altro, con l'invio di una mail avente valore legale senza nessun costo aggiuntivo (nessun onere postale, niente code all'ufficio postale, niente carta, niente francobolli) e tutto comodamente accessibile dalla propria scrivania!


Ma come funziona la PEC? Al momento dell'invio di una mail certificata, il gestore del mittente invierà al mittente stesso una ricevuta che costituisce valore legale dell'avvenuta o mancanza della trasmissione del messaggio con precisa indicazione temporale del momento in cui la mail PEC è stata inviata. Allo stesso tempo il gestore del destinatario fornirà al mittente una ricevuta di avvenuta consegna, con l'indicazione del momento temporale nel quale tale consegna è avvenuta.


Capisci cosa significa questo per un professionista o un'azienda? Anche se la legge ha reso in pratica  obbligatorio l'uso della PEC per i professionisti, le aziende e le pubbliche amministrazioni, i vantaggi che l'uso della PEC comporta sono evidenti. Elenchiamo i principali:
 1) certezza sulla destinazione dei messaggi;
2) tracciabilità dei messaggi;
3) validità legale delle ricevute di consegna;
4) assenza di costi;
5) consultazione dei messaggi da qualsiasi computer collegato a internet;
6) tracciabilità del mittente dato che il titolare della casella di posta è identificato con certezza;
7) applicazione di tutte le procedure che garantiscono il rispetto di tutte le misure di sicurezza imposte dalla legge.
   

Il Governo Italiano fornisce gratuitamente a tutti i cittadini italiani una casella PEC da usare solo nelle comunicazioni con la Pubblica Amministrazione (occhio però: la PEC fornita gratuitamente dal Governo Italiano non include un servizio di firma digitale). Se quindi hai particolari esigenze e non hai ancora attivato la tua casella di posta certificata ti consiglio di rivolgerti ad un provider o fornitore di servizi che offre un'ampia gamma di soluzioni ai propri clienti.

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Ridurre i costi con l'outsourcing

E' possibile per un professionista ridurre i costi affidando alcuni servizi in outsourcing? Negli ultimi anni molti professionisti si sono trovati ad esternalizzare servizi collaterali affidandosi ad esperti di diversi settori in modo tale da aumentare l'efficienza produttiva e riducendo costi e tempi di espletamento dei propri servizi professionali. E non parlo solo di professionisti con uno studio professionale da gestire, ma mi riferisco anche a tutti quei professionisti che lavorano da casa.
L'outsourcing può diventare quindi uno dei fattori chiave di successo per tutti coloro che delegando a strutture esterne o a professionisti esterni alcuni servizi collaterali possono concentrarsi sulla propria attività (core business) ed eliminare così quelle perdite di tempo o quelle inefficienze che portano inevitabilmente spreco di risorse umane e/o economiche.
Ma ti sei chiesto cosa questo comporti? In prima battuta è naturale che avvenga un ripensamento ed un ridisegno dei processi e delle metodologie di lavoro finalizzato al miglioramento critico delle prestazioni professionali, con una significativa incidenza sui costi, sulla qualità del servizio e sulla rapidità di esecuzione.
Affinchè avvenga però una reale riduzione dei costi è necessario rivedere, analizzare e ridefinire i processi e le metodologie, ridurre gli sprechi (ne abbiamo parlato qualche giorno fa in questo articolo), monitorare e misurare le performance (tempi ed esecuzione degli incarichi). In sintesi e senza usare grandi parole, si può fare tutto questo attraverso lo studio dei metodi e la misura del lavoro:
- il primo consiste nella raccolta, nell'analisi e nell'esame dei dati inerenti il metodo di lavoro adottato per l'espletamento dei servizi tenendo conto di escludere i servizi affidati in outsourcing;
- il secondo consiste nell'applicazione delle tecniche sviluppate per misurare le componenti di tempo che concorrono alla definizione dei tempi e delle modalità relativi all'espletamento di ciascun incarico.

I benefici e i vantaggi immediati che vedo delegando alcuni servizi in outsourcing sono:

1) aumento del livello di specializzazione nei propri servizi o nicchia di mercato;
2) rifocalizzazione del proprio core business;
3) aumento della flessibilità

Per quanto mi riguarda, già da un pò di tempo ho già cominciato a delegare alcuni servizi in outsourcing, e devo dire che mi sto trovando abbastanza bene, avendo toccato con mano molti benefici. E tu? Cosa pensi a riguardo? Nella tua attività ci sono servizi o parti del "processo produttivo" che puoi delegare?


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La newsletter come strumento di marketing per fidelizzare i clienti

La newsletter è un potente strumento di marketing in grado di raggiungere centinaia se non migliaia di potenziali clienti, a patto che sia ben gestita. Sono ormai tantissimi i professionisti che si sono affidati a questo potente strumento di comunicazione che permette di interagire con successo con una pluralità di persone nel giro di poco tempo e ad un costo davvero minimo.

Ma come si cura una newsletter seria e professionale? Cosa scrivere?

Immagina di scrivere una newsletter utilizzando alcune strategie e tecniche di marketing innovative... ma semplici: senza layout, senza grafica e senza fronzoli.

Probabilmente i tuoi amici o colleghi penseranno che stai sbagliando e che non è così che va scritta una newsletter. Forse rideranno anche di te!

Tuttavia, quella newsletter si dimostrerà talmente efficace ed in grado di farti entrare in contatto con tanti nuovi potenziali clienti che ti farà dimenticare le critiche che potresti aver ricevuto da chi pensa di saperne più di te.

Essere un pò controcorrente a volte può essere determinante per il successo della tua attività.

Cominciamo......

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La gestione degli sprechi

Lo sai che in termini di tempo gli sprechi in uno studio professionale sono stimati intorno al 20% o 25% ? E sai che è possibile diminuire il tempo sprecato e le perdite di tempo legate alla gestione delle inefficienze? Vediamo come.

Innanzitutto vediamo quali sono gli sprechi in uno studio professionale:
- procedure di lavoro errate o poco funzionali
- informazioni in entrata non chiare
- mancanza di comunicazione tra collaboratori
- mancanza di comunicazione tra soci e associati (in caso di studi professionali associati)
- mancanza di comunicazione tra titolare dello studio (o soci) e collaboratori
- consegna in ritardo del lavoro o svolgimento tardivo dell'incarico
- accettazione di un cattivo cliente

Ma a cosa portano questi sprechi? Quasi sempre ciascuno di questi sprechi comportano all'interno dello studio professionale: ore di lavoro extra (non retribuite dal cliente perchè non previste), lamentele, ritardi nelle consegne e conseguentemente ritardo nell'incasso delle parcelle, insoddisfazioni, aggiustamenti, danni economici, maggiori costi di gestione, eventualità di risarcire il cliente.

Hai mai pensato di misurare gli sprechi nella tua organizzazione professionale? Misurare gli sprechi e le inefficienze nello studio professionale non è difficile, ti spiego come fare: scegli una giorno della settimana a caso (ti consiglio un giorno di inizio settimana: il martedi è ideale perchè si è nel pieno delle attività lavorative mentre il venerdi ...  purtroppo no ... dato che si pensa già al fine settimana). Su un foglio o su un planner annota tutte le attività svolte in quel giorno lavorativo misurando i tempi per ogni attività svolta e la persona (o le persone se più di una) che ha curato la pratica o l'incarico.

E ora che abbiamo la giusta misura eliminiamo i problemi e troviamo le soluzioni. Per ridurre o eliminare gli sprechi in uno studio professionale possiamo agire sulla programmazione delle attività e sulla prevenzione:
- la programmazione delle attività consiste in tutte quelle azioni che ci consentono di definire la durata, la logica di sequenzialità ed i vincoli temporali di ogni procedura di lavoro o svolgimento di un dato incarico;
- la prevenzione dei problemi e dei rischi consiste nell'individuazioni delle fonti potenziali di pericolo, nella valutazioni dei rischi connessi all'accettazione di un dato incarico, nella scelta dei soggetti interni ai quali affidare alcuni step dell'incarico, e ovviamente nell'attuazione di misure di prevenzione, protezione e tutela nella gestione di un incarico.

Quando si verifica un determinato problema occorre affrontare e risolvere la causa alla radice ed attuare misure standard di risoluzione, in modo tale che se in futuro il problema si ripresenti non dovremmo più ripetere gli sforzi già fatti per eliminare il problema.

Dopo una settimana o quindici giorni, ripeti la misurazione degli sprechi. Programma correttamente le attività e previeni i rischi valutando correttamente l'incarico o il lavoro che dovrai portare a termine. Sono sicuro che  avrai ridotto di circa 1/3 le inefficienze e gli sprechi.


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Proroga invio telematico Unico 2010

A causa di un guasto tecnico ai servizi telematici che si è verificato oggi, l'Agenzia delle Entrate comunica che tutti gli adempimenti telematici in scadenza oggi potranno essere effettuati entro il 5 ottobre 2010 (notizia ANSA).
Il guasto tecnico nel sistema informatico si è verificato nella mattinata ed è stato riparato intorno  alle 13, ma si è reso necessario lo spegnimento del sistema per qualche ora. L'Agenzia delle Entrate ha comunque concesso 5 giorni di tempo in più per l'invio delle dichiarazioni dei redditi. dato che è probabile che il sistema subisca rallentamenti anche oggi pomeriggio. (leggi il comunicato dell'Agenzia delle Entrate)